Výběru účetní je vhodné věnovat minimálně stejnou pozornost jako výběru lékaře. Tak jako lékař o vás ví hodně a leckdy i dost citlivé věci, musí o vás i účetní vědět to, co by ostatní někdy ani neměli, pokud má odvádět dobrou práci. Pokusím se vám tedy poskytnout vodítko, jak si najít dobrou účetní, na kterou se budete moci za všech okolností spolehnout.

Koho hledám?

Občas se setkávám s inzeráty tohoto duchu: „Hledáme zkušenou účetní s dlouholetou praxí a dobrou znalostí daňové problematiky na zapisování faktur“. Pokud je opravdu smyslem najít někoho, kdo bude pouze rutinně opisovat faktury do počítače, je skutečně zkušená účetní ta pravá volba? Je to podobné jako si dát inzerát: „Hledáme vystudovaného inženýra s praxí v projektování staveb na zametání dvora“.

Může samozřejmě nastat i opačný případ. A to, že na vysoce kvalifikovanou práci se najme člověk nekvalifikovaný, aby se ušetřilo. Svěří se mu kompletní zodpovědnost za účetní a daňovou stránku nějakého odborně náročného projektu, bez možnosti, aby mohl postup konzultovat se zkušenějším kolegou. Je tedy extrémně důležité si nejdřív ujasnit, co přesně od své účetní očekávám.

Vlastní zaměstnanec nebo účetní firma?

Na tuto otázku neexistuje jedna správná odpověď. Závisí nejen na velikosti firmy a předmětu její činnosti, ale i na osobnosti majitele. Každá varianta má samozřejmě svoje klady i zápory. Jaké?

Zaměstnanec

+ Má na starosti jen vás, tudíž celou pracovní dobu řeší pouze vaše účetní záležitosti.
+ Je přímo uvnitř firmy, takže má lepší možnost poznat ji zevnitř a pochopit vnitropodnikové procesy.
+ Zpravidla je finančně závislý výhradně (nebo alespoň významně) na příjmu od vás.
+ Může zastoupit jiné zaměstnance v případě jejich nepřítomnosti.
+ Máte nad ním větší kontrolu. Kromě možnosti hlídat třeba využívání jeho pracovní doby může být výhodou i to, že jste v nadřízené pozici. Zaměstnanec tak musí akceptovat každý úkol, který mu zadáte, pokud je v souladu s jeho pracovní náplní.
+ Větší firmy mohou potřebovat ke svému chodu víc účetních najednou, což se outsourcingem může řešit špatně.

– Zaměstnanec je mnohem nákladnější než externista. Pro menší firmy je většinou výhodnější, někdy dokonce nezbytné, spolupracovat s externistou.
– Je třeba počítat s dalšími náklady – odvody za zaměstnance, zdravotní prohlídky, bezpečnostní školení, IT vybavení, účetní program, tiskárna, kancelářské potřeby, spotřební materiál atd.
– Pokud máte jen jedinou účetní, jak a kdo ji zastoupí třeba v případě nemoci?
– Odbornou literaturu a školení platíte pouze vy.
– Někdy je těžké účetní v podobě zaměstnance správně motivovat. Je to přeci „jen práce“.
– Obvykle nemá motivaci, aby se vaše firma rozrůstala. Za stejné peníze by musel dělat víc práce.
– Větší riziko fluktuace – časté střídání zaměstnanců.

Externí účetní nebo účetní firma (outsorcing účetnictví)

+ Obvykle výrazně levnější řešení než zaměstnanec.
+ Nemusíte řešit IT vybavení a nákup účetního programu – účetní si ho většinou zajišťuje sama, na vlastní náklady.
+ Odpadá administrativa spojená se zaměstnáváním (lékařské prohlídky, školení bezpečnosti práce, přihlašování na úřady, vedení mzdové evidence atd.).
+ Zpravidla za nižší náklady než u zaměstnance můžete získat vysoce kvalifikovaného odborníka.
+ Vysoká motivace – často dělá svojí práci rád, snaží se v ní být dobrý a neustále se zlepšovat.
+ Nevadí mu dělat práci navíc, protože se domluvíte na přiměřené odměně – těší ho, když se vám daří a vaše podnikání roste.

– Nezřídka nepracuje jen pro jednoho klienta. Zvlášť u nízkonákladových řešení tak může být delší reakční doba na vaše požadavky než u vlastního zaměstnance.
– Může odmítnout nějakou zakázku vykonat např. z důvodu nedostatečné kvalifikace nebo z etických důvodů.

Jak vybrat účetní

Moje babička říkávala, že není na světě člověk ten, aby se zalíbil lidem všem. To platí i o účetních. Účetní, která může naprosto vyhovovat vašemu kamarádovi, nemusí vůbec vyhovovat vám. K účetní musíte mít především důvěru a s nadsázkou by se dalo říct, že stejně jako v partnerském vztahu, i zde musí fungovat určitá chemie.

Pokud vám to dovolují okolnosti je vhodné si na hledání účetní vyhradit dostatek času. Ideální je měnit účetní od začátku nového účetního období, ale není to podmínkou. Pokud jste plátci DPH, je vhodné novou účetní sjednat od začátku zdaňovacího období – od dalšího měsíce či kvartálu.

Na co se zaměřit:

Alespoň jednou se setkejte s účetní osobně. Je velmi důležité, abyste si navzájem byli sympatičtí. Má-li spolupráce mezi účetní a klientem fungovat dobře, je třeba, aby spolu komunikovali a spolupracovali, ne aby vztah narušovaly antipatie.
Ujasněte si, co od účetní očekáváte a sepište si to. Nejen to, že má vést účetnictví, dělat DPH a počítat mzdy. Ale i jestli chcete, aby vám posílala nějaké přehledy, jaké a jak často. Jestli chcete, aby vás zastupovala či doprovázela při kontrolách. Zda má dělat přiznání k dani z příjmů či naopak dávat podklady daňovému poradci. Čím víc tím líp. Sepište si i zdánlivé banality, např. že chcete výkazy zásadně v Excelu a barevně vytištěné.
Navzájem si ujasněte styl práce tak, aby vyhovoval oběma stranám. Pokud např. vyžadujete, aby účetní docházela k vám do firmy nebo účtovala ve vašem účetním systému přes vzdálený přístup, ujistěte se, zda jí to bude vyhovovat. Ujasněte si, jakým způsobem bude probíhat předávání dokladů. Jestli vyžaduje výpis z účtu papírový či elektronický. Zda komunikace bude probíhat osobně, telefonicky nebo elektronicky. Pokud se na něčem pro vás zásadním neshodnete, zvažte, zda nebude lepší hledat někoho jiného.
Budu pro účetní zajímavým klientem? To se velmi dobře zjišťuje z webových stránek firmy – nejlépe sekce o nás nebo z referencí. Pokud se jedná o nadnárodní auditorskou firmu, tak o drobného živnostníka bez zaměstnanců asi příliš stát nebude. Nebo se mu to dost prodraží. Jsou účetní, které se specializují na různé firmy podle velikosti, výhradně na drobné živnostníky vedoucí daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví), na neziskové organizace, bytová družstva a společenství vlastníků atd. Ušetřete si čas strávený jednáním s někým, kdo není pro vás ten pravý.
Individuální přístup. Je velmi důležité si ujasnit, zda chcete, aby pro vás pracovala jen jedna účetní. Osobní přístup je zpravidla za vyšší cenu než neosobní. U velkých účetních kanceláří je poměrně časté, že vaše účetnictví bude zpracovávat někdo jiný, než s kým jste jednali. V některých účetních firmách bývá vysoká fluktuace, takže váš účetní nemá ani moc šancí se s vaší firmou blíže seznámit. To, že firmu vede renomovaný auditor či daňový poradce, nemusí být zárukou, že vaše účetnictví někdy uvidí. Otázka, kdo bude skutečně mé účetnictví zpracovávat, je tedy na místě.
Cena. Zcela úmyslně ji nemám na prvním místě, přestože pro mnoho podnikatelů je to první a někdy i jediné hledisko. Je důležité si uvědomit, že účetnictví je služba jako každá jiná. Nikdo asi reálně neočekává, že si v pětihvězdičkovém hotelu dá oběd za padesát korun. Stejně taky není reálné očekávat, že laciné účetnictví bude vedeno kvalitně, profesionálně a s osobní péčí. Nízké ceny může být stejně jako u jiných služeb dosaženo buď tím, že účetní šetří, kde se dá – zpravidla na IT vybavení, účetním programu i a na průběžném zvyšování a doplňování kvalifikace nebo dělá velkoovýrobu – účtuje mnoho firem a nevěnuje práci příliš pozornosti a času. Případně najme nějakou levnou pracovní sílu (nekvalifikovanou a nemotivovanou), kterou zavalí spoustou práce. Výsledek si pak asi dokážete představit sami. Nízké ceny však může také nabízet začínající účetní, která se snaží uchytit na trhu. Ceny se liší i v závislosti na regionu. Je dobré si tedy zjistit, proč je cena nízká. Některé účetní či účetní firmy nabídnou velmi nízkou cenu (nízkou cenu za položku nebo minimální měsíční paušál), ve které však není zahrnuto téměř nic. Při kompletním zpracování vaší účetní agendy se pak dostanete na několikanásobek původní ceny.
Používaný účetní systém. Zjistěte si, jaký účetní systém bude vaše účetní používat. Zvlášť pokud si sami např. vedete sklady nebo vystavujete faktury v nějakém účetním systému. Pokud vy vystavujete faktury např. v programu Pohoda a vaše účetní ho také používá, ušetříte si spoustu času a peněz za přepisování faktur. Navíc vám účetní může poskytovat data, která si jen nahrajete do vlastního systému a můžete s nimi dál pracovat. Dva různé účetní systémy spolu zpravidla nekomunikují, a pokud ano, vyžaduje to poměrně dost nákladná programátorská řešení.

Závěrem si dovolím malé shrnutí. Ujasněte si, koho a na co hledáte a dejte na svou intuici. Účetní zaměstnanec se vyplatí většinou jen velkým firmám, pro ostatní je lepší externista. Výběru účetní věnujte dostatek času a pozornosti, jen tak si zajistíte partnera, s kterým budete dlouhodobě spokojeni.

Zaujal vás tento článek? Přečtěte se i další články na podobná témata:

7 marketingových tipů pro malé firmy

Využití Google aplikací v účetní praxi

Fotka od Carter Hightower z Unsplash