Jak probíhá spolupráce: Zpracování mezd

Předání již existující mzdové agendy od jiné účetní

Při přebírání mezd od předchozí účetní předejte elektronicky nebo papírově tyto dokumenty:

Podepsané pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti a smlouvy o výkonu funkce jednatele/společníka všech zaměstnanců ve stavu včetně žen na mateřské nebo rodičovské dovolené
Osobní dotazníky všech zaměstnanců včetně DPP. Pokud nemáte vyplněné, pošleme vám na požádání vzorový osobní dotazník
Podepsaná prohlášení poplatníka na aktuální rok popř. na předchozí rok při přebírání mezd od ledna nového roku
Mzdové listy všech zaměstnanců na aktuální rok popř. na předchozí rok při přebírání mezd od ledna nového roku
Informaci o místně příslušné sociální správě a přiděleném variabilním symbolu na sociální pojištění
Předchozí účetní by vám měla vždy předat:
Všechny originály pracovněprávních dokumentů – pracovní smlouvy, dohody, smlouvy o výkonu funkce včetně dodatků, mzdové výměry pokud existují
Mzdové listy všech zaměstnanců za všechny roky
Kopie ELDP (evidenční list důchodového pojištění) zaměstnanců za všechny roky (nedělá se pouze pro DPP do 10 tisíc Kč)
Rekapitulace mezd nebo přehled mezd za jednotlivé měsíce za všechny roky
Kopie přihlášek a odhlášek všech zaměstnanců za všechny roky
Kopie všech podaných měsíčních přehledů na sociální a zdravotní
Kopie podaných vyúčtování na daň ze závislé činnosti a srážkovou daň za všechny roky
Originály podepsaných prohlášení poplatníka a příloh k nim popř. byste je měl mít vy u sebe

Nástup nového zaměstnance

nejpozději v den nástupu zaměstnance pošlete dokumenty pro přihlášení nového zaměstnance:
podepsanou pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti nebo smlouvu o výkonu funkce. Vzorové pracovněprávní smlouvy neposkytujeme. Jedná se o právní dokument, který by měl připravit právník
vyplněný osobní dotazník. Vzorový osobní dotazník pošleme na požádání
mzdový výměr s výší mzdy pokud již není obsažená v pracovní smlouvě nebo dohodě
scan kartičky zdravotní pojišťovny
potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele tzv. „zápočtový list“
pokud zaměstnanec nastupuje v průběhu měsíce, musí sdělit od jakého měsíce uplatňuje slevy na dani. Slevy na dani lze v jednom měsíci uplatnit pouze u jednoho zaměstnavatele. Tzn. pokud již podepsal prohlášení v daném měsíci u jiného/předchozího zaměstnavatele, nemůže v daném měsíci uplatnit slevu u vás.
pokud chce zaměstnanec uplatňovat slevy na dani, musí vyplnit prohlášení poplatníka a doložit veškeré doklady k uplatnění. Zaměstnavatel nesmí zaměstnanci uplatnit slevy na dani dříve než podepíše prohlášení a doloží veškeré potřebné dokumenty (pokut to udělá vystavuje se zaměstnavatel sankcím ze strany finančního úřadu). Není povinností zaměstnavatele zjišťovat zda chce zaměstnanec uplatnit slevy na dani. Pokud zaměstnanec nedodá vyplněné prohlášení a všechny podklady ke slevám, zaměstnavatel uplatní daň 15% bez slev. Zpětné předělávání mezd z důvodu dodatečného doložení prohlášení a dokumentů není ze zákona možné. Zaměstnanec může žádat o vrácení vzniklých přeplatků formou ročního zúčtování nebo podáním vlastního přiznání. Interaktivní tiskopis prohlášení poplatníka číslo tiskopisu 25 5457 je k dispozici na webu Finanční správy. Tiskopis je třeba nejprve stáhnout na počítač a pak teprve otevřít. Při otvírání přímo v internetovém prohlížeči formulář často hlásí chybu. Lze použít i klasický tiskopis a vyplnit ho ručně. Tiskopis může být vytištěn černobíle. Všechny slevy lze v jednom měsíci uplatnit pouze u jednoho zaměstnavatele.

K uplatňovaným slevám na dani je třeba doložit:

ke slevě na poplatníka – má nárok každý občan ČR, nedokládá se. Pouze vyplněním a podpisem prohlášení. Nárok občanů jiných států je třeba konzultovat.
ke slevě na invaliditu I. – III. stupně – výměr o přiznání důchodu a potvrzení o výplatě důchodu
ke slevě pro držitele průkazu ZTP/P – průkaz ZTP/P
ke slevě na vlastní studium (při zaměstnávání studentů) – potvrzení o studiu – dokládá se průběžně na každý rok nebo semestr
daňové zvýhodnění na dítě – úřední doklad prokazující totožnost dítěte – zpravidla rodný list, potvrzení od zaměstnavatele manželky/manžela, že neuplatňuje daňové zvýhodnění na oficiálním tiskopise – dokládají i ženy na mateřské či rodičovské dovolené, pokud byli před nástupem na MD zaměstnané a pracovní poměr neskončil, u dítěte staršího 18ti let potvrzení o studiu, pokud má dítě ZTP/P dokládá se průkaz ZTP/P a další doklady ve specifických případech

u zaměstnance z EU, který nemá v ČR trvalé bydliště navíc přidělený variabilní symbol na sociální pojištění, scan kartičky české zdravotní pojišťovny. Toto si musí vyřídit zaměstnanec sám. Nelze to řešit za něj a nelze ho bez toho přihlásit. Rodné číslo, které mu přidělí česká sociální správa a česká zdravotní pojišťovna bude jiné než jeho slovenské. Přidělené rodné číslo bude jiné na sociální a jiné na zdravotní. Toto se týká i občanů Slovenské republiky.
pamatujte, že pokud chcete zaměstnat cizince (mimo EU), který nemá v ČR trvalé bydliště nebo občanství (trvalé bydliště nikoliv pouze povolení k pobytu) vyžaduje to větší množství kroků předem. Vše je poměrně složité a časově náročné a vše musí být striktně vyřešeno před nástupem cizince do zaměstnání. Toto se týká i cizinců na DPP. Doporučujeme proto vždy zaměstnání cizince v předstihu minimálně několika týdnů raději několika měsíců konzultovat. V opačném případě hrozí obrovské sankce a veliké problémy s cizineckou policií.

Skončení pracovní poměru zaměstnance

skončení pracovního poměru zaměstnance nám hlašte e-mail okamžitě jak se o něm dozvíte nejpozději v den skončení
k odhlášení zaměstnance je potřeba výpověď nebo dohoda o ukončení pracovního poměru nebo dohody

Pravidelný výpočet mezd každý měsíc

Mzdy pošleme spočítané e-mailem do 5 pracovních dnů od předání podkladů. Čím dříve podklady pošlete, tím dříve obdržíte spočítané mzdy. Nejrychlejší zpracování mezd je při zaslání podkladů 1. – 3. dne v měsíci, 5. – 10. posílá podklady nejvíce zákazníků a čekací doba je nejdelší. Odvody z mezd jsou splatné 20.

Každý měsíc pošlete e-mailem informaci k aktuálním mzdám, kde bude uvedeno:

jméno každého zaměstnance (jméno a příjmení)
jeho základní hrubá mzda měsíční nebo hodinová dle mzdového výměru. Při navýšení základní mzdy též mzdový výměr nebo novou pracovní smlouvu či dohodu
informace o mimořádných odměnách zaměstnance – výše prémií vždy v hrubém
stručná informace o počtu dní dovolené, nemoci a dalších nepřítomností
Docházku (lze poslat e-mailem nebo nahrát na Google disk), kde bude vidět počet odpracovaných hodin, čerpané dovolené a jiné nepřítomnosti – termín a důvod nepřítomnosti. Vezměte prosím na vědomí, že Úřad práce kontroluje a pokutuje existenci docházky u všech zaměstnanců (kromě odměny společníka/jednatele) a to včetně DPP a fixní měsíční mzdy. Dále kontroluje zda je docházka podepsaná zaměstnancem a zaměstnavatelem. Zda je z docházky jasné kdy zaměstnance nastoupil na směnu a skončil směnu. Zda je z docházky patrné, kdy a v jaké délce měl zaměstnance přestávku (nejdéle po 6 odpracovaných hodinách). Vzorovou docházku na daný rok vám na požádání rádi pošleme

Co vám zařídíme my

výpočet mezd
mzdové listy
výplatní listy/výplatní pásky pro zaměstnance – předáváme elektronicky zaměstnavateli
vypracování a odeslání měsíčního přehledu na sociální a zdravotní pojištění
výpočet a podání ročního vyúčtování daní z mezd – srážkové daně a daně ze závislé činnosti
přihlášení/odhlášení zaměstnanců na sociální správě a zdravotní pojišťovně
vystavení potvrzení o zaměstnání tzv. „zápočtového listu“ při ukončení zaměstnání
vystavení potvrzení o příjmech pro účely daně z příjmů na základě žádosti zaměstnance
výpočet ročního zúčtování daní na základě žádosti zaměstnance – zaměstnanec si vyplní Žádost o provedení ročního zúčtování daně a nejpozději 15.2. následujícího roku předá podepsané a se všemi dokumenty zaměstnavateli
přihlášení k zákonnému pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za pracovní úrazy, výpočet pojištění a zahrnutí do příkazu k úhradě
příkaz k úhradě na úhradu mezd a zákonných odvodů sociálního a zdravotního pojištění, daně z mezd a zákonného pojištění odpovědnosti Kooperativa
výpočet náhrad za nemoc za prvních 14 dní nemoci – na základě neschopenky od zaměstnance
vypracování a podání přílohy k žádosti o nemocenskou, mateřskou, ošetřování člena rodiny – na základě žádosti od zaměstnance. Originál žádosti musí zaměstnavatel podepsat a odeslat na příslušnou sociální správu
vypracování a odeslání evidenčního listu důchodového pojištění

Co vám můžeme poskytnout

vzor docházky ve formátu Excel
vzor osobního dotazníku pro zaměstnance s veškerými zákony požadovanými informacemi

Co si musíte vyřešit sami – nejsme oprávněni zajišťovat

povinnosti související s BOZP a požární ochranou – poskytují specializované firmy s příslušnými certifikáty
zdravotní lékařské prohlídky a další povinnosti v rámci závodní lékařské péče – zajišťuje lékař s oprávněným poskytovat závodní lékařskou péči
školení řidičů vč. řidičů referentů – zajišťují autoškoly
pracovní smlouvy, dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti vč. mzdových listů – veškeré smlouvy a právní dokumenty řeší právníci se specializací na pracovní právo
evidenci pracovní doby – docházky vč. informací o čerpání zákonné přestávky, dovolené, nemoc
vyplňování a potvrzování žádosti o sociální dávky, úvěry apod. zaměstnancům – jsme schopní vám zaslat informaci o výši výdělku