Jak probíhá spolupráce: Vedení daňové evidence / Vedení účetnictví

Předávání dokladů

  • Elektronické předávání dokladů – přes Google Disk, Fakturoid – do nákladů jednotlivě, nikoliv přes krabici
  • Doklady k výdajům lze po předchozí domluvě předávat papírově – nosit osobně nebo zasílat poštou – do kanceláří společnosti.
  • Faktury si klient vystavuje sám v programu, který umožňuje import vydaných faktur do účetního programu Pohoda – doporučujeme program Fakturoid nebo Pohoda (popř. mPohoda).
  • Výpisy z účtů se předávají měsíčně ve formátu pdf a datovém formátu umožňujícím import do Pohody – abo, gpc formát.
  • Doklady je třeba zadat do Fakturoidu, nahrát na Google Disk nebo předat do 10. následujícího měsíce.

Pokud používáte Fakturoid

  • Do Fakturoidu do vydaných faktur zapisujete vydané faktury.
  • Do Fakturoidu do nákladů zapisujete vaše nákladové položky a přidáváte naskenovaný doklad – přijaté faktury, paragony, doklady k platbám kartou atd. Tyto doklady můžete místo do Fakturoidu nahrávat na Google Disk.
  • Při ukládání nákladů do Fakturoidu popište do textu srozumitelně za co konkrétně doklad je. U software a specializovaných služeb pro váš obor podnikání, popište jak slouží k vašemu podnikání. Ušetříme vám tak čas, kdy se vás budeme na to vyptávat.
  • Při ukládání nákladů do Fakturoidu si zkontrolujte, že máte připojenou přílohu – originál dokladu.
  • Při ukládání nákladů do Fakturoidu si zkontrolujte doklad, že se nascannoval celý a je dobře čitelný. A že žádná část není zakrytá. Doklady scannujte a ukládejte „hlavou vzhůru“ tj. neotočené „vzhůru nohama“ nebo do strany. Doklady neukládejte „zazipované“.
  • Fakturoid zatím neumožňuje nahrávat výpisy, takže je potřeba výpisy předávat buď na Google Disk, nebo posílat e-mailem.

Pokud používáte Google Disk

Společná pravidla

  • Doklady je třeba zadat do Fakturoidu nebo předat účetní do 10. dne následujícího měsíce.
  • Pro zpracování DPH/účetnictví je třeba dodat tyto doklady:
    • vystavené faktury pro zákazníky včetně faktur, které vystavuje za vás odběratel (tzv. selfbilling), např. v případě přijímání peněz za zveřejňování reklam na vlastním webu od Seznamu nebo Google AdSense
    • tržby uskutečněné hotově nebo kartou, nezahrnuté ve fakturách vystavených
    • přijaté faktury zahraniční, a to včetně faktur vystavených až na začátku dalšího měsíce, pokud se týkají služeb nebo zboží za aktuální měsíc. A to včetně faktur (invoice, bill) ze zahraničí, které byly zaplaceny kartou nebo automaticky inkasem z účtu či karty, např. Google, Facebook, Adobe, Toggle, Envato apod.)
    • přijaté faktury z ČR v režimu přenesení daňové povinnosti – na faktuře je DPH nulové a text „daň odvede zákazník”, a to včetně faktur vystavených až na začátku dalšího měsíce, pokud se týkají služeb nebo zboží za aktuální měsíc
    • ostatní přijaté faktury z ČR s vyčísleným DPH nebo od neplátců – pokud nějaká chybí, lze ji uplatnit bez jakýchkoliv problémů a sankcí později (nejpozději do konce roku)
    • ostatní doklady a to i bez vlivu na DPH – paragony, doklady k platbám kartou, vyúčtování a předpisy pojistného, předpisy nájmu, splátky na auto apod., zálohy na energie včetně daňových dokladů k placeným zálohám a rozpisy plateb energií, informace o výplatě pojistného plnění (i pokud jde přímo dodavateli, např. autoservisu), smlouvy, splátkové kalendáře, předpisy plateb od státních institucí, odborných komor apod.
    • výpis ze všech vašich účtů, které používáte pro podnikání, a to v oficiální podobě ve formátu pdf (musí jít o oficiální výpis z účtu, nikoliv o vytištěný přehled transakcí. Podle platné legislativy vám ho musí každá banka umožnit). A dále ve formátu umožňujícím import do Pohody – většinou formát abo nebo gpc, v případě KB jde o formát kmo (stahuje se v aplikaci MojeBanka Business). Datové formáty potřebujeme také u platebních bran, např. PayU nebo GoPay
    • v případě pochybností, zda doklad potřebujeme, nahrajte ho také

Stažení výpisů z FIO banky

  • FIO banka automaticky zpřístupňuje k účtům měsíční výpisy ve formátu pdf a gpc – tyto dva budeme potřeba do účetnictví, jiné formáty, které FIO nabízí není potřeba stahovat
  • pro stažení výpisů se přihlašte do Internetového bankovnictví na stránce https://www.fio.cz/
  • v bankovnictví jděte na horní modré liště do záložky Přehledy, rozklikněte malou šipku po pravé straně a vyberte volbu Výpisy z účtu
  • pokud se vám nezobrazují starší výpisy, změňte nastavení období v prvém horním rámečku s daty. Fio umožňuje stáhnout zpětně všechny výpisy od založení účtu.
  • vyberte příslušný měsíc a klikněte na čtvereček s popisem PDF a uložte soubor. Obdobě klikněte na čtvereček s nápisem GPC a uložte soubor. Zejména GPC výpisy při ukládání nepřejmenovávejte a ponechte název, který nabízí Fio.
  • oba soubory nám pošlete emailem na nebo nahrajte na Google disk do složky K zaúčtování

Zřízení přístupu do datové schránky

  • Abychom mohli podávat přiznání, hlášení a komunikovat s finančním úřadem a dalšími státními institucemi, potřebujeme zřídit přístup do vaší datové schránky.
  • Přístup se zřizuje on-line přímo v administraci datové schránky a lze jej kdykoliv jednostranně zrušit. V „nastavení“ (vpravo nahoře) datové schránky je volba „Uživatelé“ a zde je volba „+Nový uživatel“, na kterou kliknete. Zobrazí se menu ve kterém vyplníte osobní údaje včetně adresy a data narození, které vám poskytneme. U volby „ADRESA PRO DORUČENÍ PŘÍSTUPOVÝCH ÚDAJŮ“ zaškrtnete možnost „Na odlišnou adresu“ a vyplníte adresu firmy tj. „Národní obrany 909/45, 16000 Praha 6“. Na tuto adresu do kanceláře nám přijdou poštou cca za týden až 14 dní přístupy. „OPRÁVNĚNÍ“ – typ oprávnění necháte nastaven na Pověřená osoba a zaškrtnete všechna práva kromě Mazat zprávy v trezoru a potvrdíte volbu Přidat uživatele.
  • V nastavení uživatelů v datové schránce můžete přístup kdykoliv on-line smazat a je hned zrušen.

Registrace plátce

  • Informaci, pod jaký finanční úřad spadáte; pokud došlo ke změně místně příslušného finančního úřadu, tak od kdy došlo ke změně + informaci o novém i starém finančním úřadu.
  • Kompletní údaje, tj. u fyzické osoby jméno a příjmení, kompletní adresu trvalého bydliště, IČ a DIČ (u fyzické osoby CZ+rodné číslo); u právnické osoby kompletní název firmy a její sídlo, IČ a DIČ (CZ+IČ).
  • Adresu skutečného sídla, tj. místa, kde skutečně bude probíhat podnikatelská činnost a řízení firmy, např. kanceláře, provozovny, přechodného bydliště u fyzické osoby apod., nebo informaci, že skutečné sídlo je totožné s trvalým bydlištěm, resp. sídlem firmy.
  • Kontaktní informace, pokud je chcete uvádět (nejsou povinné) – e-mail a telefon.
  • Číslo účtu včetně kódu banky, který je používán k podnikání a bude se z něj platit DPH.
  • Výši obratu za předchozích 12 měsíců – obrat představuje součet vystavených faktur (bez ohledu na to, jestli byly zaplacené a kdy) + všech ostatních tržeb (např. tržby hotově pokladnou). Počítají se faktury vystavené českým zákazníkům nebo soukromým osobám (spotřebitelům) z EU nebo ze zahraničí. Nepočítají se faktury vystavené firmám do EU nebo do zahraničí. Pokud používáte Fakturoid a máte vše jen v něm stačí nám jen nastavit přístup do Faktuoridu (viz výše)
  • Vydané faktury za posledních 12 měsíců
  • Přehled obratu po měsících v xls tabulce s právem úprav
  • Přístup do vaší datové schránky – pokud chcete, abychom registraci podali za vás.